A expressiva alta no preço
do m2 construído ou alugado não permite mais que as
empresas ocupem preciosos espaços com arquivo de
documentos. Tais espaços devem ser destinados à
atividades lucrativas. Arquivo de documentos é
uma atividade passível de terceirização e que
tráz excelente retorno às empresas que a praticam.
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Nosso
arquivo organiza e armazena documentos
de uma extensa gama de clientes, abrangendo diversos
ramos de atividade. A Prado Chaves é uma empresa
com mais de 120 anos de tradição atuando,
hoje, com arquivo de documentos. Somos
uma empresa em constante aprimoramento no que há
de mais moderno em padronização de arquivo
físico e digital. |
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O que é um Arquivo
de Documentos ? |
Arquivo de documentos
são instalações especialmente preparadas para
a recepção, armazenagem e movimentação
de documentos. Ao contrário do que muitos
imaginam, um arquivo de documentos oferece serviços
de custódia de baixíssimo custo quando comparados
ao aluguel de espaço ( fábricas, escritórios,
etc ) ou manutenção de mão de obra própria
para a gestão física da documentação.
Além disto, nossa empresa de arquivo oferece, sem custo adicional,
os “softwares” que permitem ao cliente fazer a gestão
e rastreabilidade de seus documentos via “WEB”.
Um arquivo de documentos
é dotado de instalações condizentes com o armazenamento
de papel do ponto de vista de temperatura e umidade. Além
desta segurança, nosso arquivo é
montado de forma que seus documentos não
sejam identificados visualmente – apenas por meio do nosso
sistema de gestão documental. As caixas utilizadas para a
custódia dos documentos em nosso arquivo são especialmente
desenhadas para facilitar sua manipulação e fabricadas
para resistirem, com segurança, por muito tempo podendo ser
lacradas, caso o cliente assim o deseje. Temos uma grande variedade
de caixas para melhor adequação do seu acervo ao nosso
arquivo.
A infra-estrutura do nosso arquivo
conta com equipamentos de combate à incêndio homologados
pelo Corpo de Bombeiros tais como chuveiros automáticos,
hidrantes, detectores de fumaça, alarmes e monitoramente
diuturno.
Devido à localização
central do nosso arquivo oferecemos serviços
de coleta e entrega de documentos com rapidez e
segurança.
Nossa experiência em arquivo
de documentos remonta a 1994 sendo umas das pioneiras nesse
ramo no Brasil. Contamos, até hoje, com antigos colaboradores
que participaram da inauguração do nosso arquivo.
O arquivo da Prado Chaves divide-se
em 4 gêneros distintos:
1- arquivo de documentos de baixa
movimentação – PC File;
2- arquivo de conteúdo,
onde os documentos são custodiados individualmente ou em
lotes – PC Unidoc / PC
Multidoc;
3- arquivo de mídias em
fitoteca;
4- arquivo de imagens digitalizadas
em nossos servidores.
Nosso arquivo de documentos
conta com profissionais especializados em organização
de acervos de qualquer porte bem como “check-list” de
processos de pagamento e jurídico, prontuários de
RH, protocolos de recebimento de documentação, etc.
A tarefa de arquivar documentos
parece ser simples, numa análise superficial, até
você precisar de um documento e não localiza-lo. Não
corra riscos custosos e desnecessários. Procure a Prado Chaves
que é quem realmente entende de arquivo.
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