A expressiva alta no preço
do m2 construído ou alugado não permite mais que as
empresas ocupem preciosos espaços com arquivo de
documentos. Tais espaços devem ser destinados à
atividades lucrativas. Arquivo de documentos é
uma atividade passível de terceirização e que
traz excelente retorno às empresas que a praticam.
| |
O que é um Arquivo
de Documentos ? |
Arquivo de documentos
são instalações especialmente preparadas para
a recepção, armazenagem e movimentação
de documentos. Ao contrário do que muitos
imaginam, um arquivo de documentos oferece serviços
de custódia de baixíssimo custo quando comparados
ao aluguel de espaço (fábricas, escritórios,
etc) ou manutenção de mão de obra própria
para a gestão física da documentação.
Além disto, a empresa de arquivo oferece, sem custo adicional,
os “softwares” que permitem ao cliente fazer a gestão
e rastreabilidade de seus documentos via “WEB”.
Um arquivo de documentos
é dotado de instalações condizentes com o armazenamento
de papel do ponto de vista de temperatura e umidade. Além
desta segurança, o arquivo é montado
de forma que seus documentos não sejam identificados
visualmente – apenas por meio do sistema de gestão
documental. As caixas utilizadas para a custódia dos documentos
no arquivo são especialmente desenhadas para facilitar sua
manipulação e fabricadas para resistirem com segurança
por muito tempo, podendo ser lacradas, caso o cliente assim o deseje.
A infra-estrutura do arquivo conta
com equipamentos de combate à incêndio tais como chuveiros
automáticos, hidrantes, detectores de fumaça, alarmes
e monitoramente diuturno.
Devido à localização
central do arquivo são oferecidos serviços
de coleta e entrega de documentos com rapidez e
segurança.
O arquivo divide-se
em 4 gêneros distintos:
1- arquivo de documentos de baixa
movimentação – PC File;
2- arquivo de conteúdo,
onde os documentos são custodiados individualmente ou em
lotes – PC Unidoc / PC
Multidoc;
3- arquivo de mídias em
fitoteca;
4- arquivo de imagens digitalizadas
em nossos servidores.
O arquivo de documentos
conta com profissionais especializados em organização
de acervos de qualquer porte bem como “check-list” de
processos de pagamento e jurídico, prontuários de
RH, protocolos de recebimento de documentação, etc.
A tarefa de arquivar documentos
parece ser simples, numa análise superficial, até
você precisar de um documento e não localizá-lo.
Não corra riscos custosos e desnecessários.
|